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Worin liegt die eigentliche Rolle des Managements? Im intelligenten Reagieren auf Veränderungen. Jean-Jacques Servan-Schreiber Die Folge 15: IT Projektmanagement, was macht es eigentlich besonders…Teil II Herzlich willkommen zum Zweiten Teil unseres Podcastes in dem wir uns mit der Frage beschäftigen, was IT Projektmanagement eigentlich so besonders macht. Dabei betrachteten wir Vorgehensmodelle, Methoden und deren Anwendung. Aber auch auf Rahmenbedinungen die zu beachten und klären sind um die richtigen Methoden und Vorgehensmodelle zu wählen. Die erste Folge dieses Podcasts endete mit der Betrachtung der unterschiedlichen IT Projektmanagementdiziplinen und deren Anforderungen an den Projektmanager. Betrachtet haben wir • Embedded System Entwicklung und • IT Infrastrukturprojekte Im Zweiten Teil dieser Folge möchte ich die begonnen Gedankengänge weiterführen und auch die anderen Arten betrachten: • Softwareevaluierungsprojekte • IT Rollout Projekte • Migrationsprojekte • Customizing Projekte • IT Umzugsprojekte • Oder Organisationsänderungsprojekte Softwareevaluierungsprojekte Bei dieser IT Projektart geht es primär um den Kauf eines Softwareproduktes und darum das am besten für die Anforderungen des Unternehmens geeignetste Produkt zu finden. Nehmen wir als Beispiel die Einführung eines CRM Systems im Unternehmen. Es gibt auf dem Markt eine Vielzahl von Systemen, mit einer großen Menge sich überschneidender Funktionen, aber auch Produkte die unterschiedliche Schwerpunkte setzten und damit unterschiedliche Stärken haben. Klassischerweise beginnt ein solches Projekt mit der Bedarfsermittlung in Form von Interviews. Die zukünftigen Anwender werden bezüglich ihrer Anforderungen befragt und deren Arbeitsablauf wie er heute ist dokumentiert oder sogar modelliert. Auf diese Weise erhält der Interviewer am Ende ein recht genaues Bild wo die Schwerpunkte liegen. Diese lassen sich dann beispielsweise auf eine Anforderungsmatrix übertragen. Zu den Anforderungen der zukünftigen Anwender kommen noch Anforderungen des Managements hinzu. Beispielsweise, kein Produkt, dessen Hersteller nicht wenigstens 200 Mitarbeiter hat, oder mindestens 2000 Referenz Installationen vorzuweisen hat, usw.. Im nächsten Schritt ist es wichtig, diese gesammelten Anforderungen zu gewichten. Denn nicht jede Anforderung ist gleich wichtig und ein Produkt wegen einer nebensächlichen Anforderung aus dem Raster fallen zu lassen, dient niemandem. Ist die Anforderungsarbeit geleistet, beginnt im nächsten Schritt die Marktsondierung. Zunächst im Groben- welche Produkte kommen aufgrund der Anforderungen überhaupt in die engere Wahl, welche sind maximal zweite Wahl und welche fallen ganz raus. Ist diese Arbeit getan und die Entscheidungen dazu dokumentiert, beginnt die Phase der Kontaktaufnahme mit den Produktherstellern. Es empfiehlt sich Referenzadressen zu Installationen mit vergleichbaren Anforderungen einzuholen. In der Regel sind diese Referenzadressen zumindest zu einem Telefongespräch- wenn nicht sogar zu einem Treffen bereit. Diese Termine und die Anwendererfahrungen sind sehr wertvoll und hier erhält man oftmals auch wertvolle Praxistipps. Als nächstes stehen die Präsentationstermine der Hersteller auf der Tagesordnung. Hier holt man sich eine komprimierte Einführung in das jeweilige Produkt, stellt gezielte Fragen und erhält ein Gefühl für die Bedienbarkeit des Produktes. Bei diesen Terminen sollten die Vertreter der zukünftigen Anwender dabei sein um deren Fragen zu klären und deren Meinungsbild am Ende mit zu berücksichtigen. Die Hersteller bekommen bei Bedarf am Ende noch einen Fragenkatalog zum Ausfüllen mit. der dann die einzelnen Produkte vergleichbarer macht. Mit Hilfe der Anforderungen und deren Gewichtung und der Erfüllung der einzelnen Hersteller, hat man am Ende ein valides Ergebnis mit einer Entscheidungsvorlage zur Produktbeschaffung. Anforderungen an den Projektmanager Bei dieser Projektart sollte der Projektmanager über eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit verfügen, um bei den Interviews nicht nur die richtigen Fragen zu stellen, sondern auch um die Informationen und Hinweise zu erkennen, die sich hinter den Antworten verbergen. Ferner sollte er die fachlichen Hintergründe kennen und verstehen, die mit Hilfe der zu beschaffenden Software gelöst werden sollen. Der Projektmanager sollte zumindest grundsätzlich die am Markt befindlichen Softwareprodukte kennen. Idealerweise hat er eigene Erfahrungen mit den Produkten. Es ist aber unbedingt notwendig bei diesen Projekten Neutralität zu wahren. Der Knochen muss dem Hund schmecken- nicht dem Metzger. Es geht nicht darum, den Auftraggeber von der eigenen Lieblingssoftware zu überzeugen, sondern neutral, das gemäß Anforderungen beste Produkt für den Auftraggeber zu finden. IT Rollout Projekte Bei IT Rollout Projekten gibt es wiederum eine Reihe von Facetten. Häufig vermischen sich bei diesen Projekten auch die Grenzen zwischen Rollout und Migrationsprojekten. Vor wenigen Jahren gab es eine Phase in der ich teilweise mehrfach pro Monat zur Leitung von Windows 7 Rolloutprojekten angefragt wurde. Auch hier gibt es ganz unterschiedliche Anforderungen und damit Herangehensweisen. Die einfachste Variante wäre die Installation auf neuen Rechnern. Nachdem der neue Rechner vor Ort aufgebaut und angeschlossen ist, werden mit Hilfe von Netzwerkinstallationen Betriebssysteme- und mit Softwareverteilsystemen individuelle Softwareprodukte nachinstalliert. Alternativ können auch Festplattenimages auf die Rechner gespielt werden die dann per Powershell Scripte individuell konfiguriert werden. Das geht bis zu komplexen Installationen und Konfigurationen die, je nach Anforderung, pro Arbeitsplatz individuell händisch zu bearbeiten sind. Noch anspruchsvoller wird es, wenn alte Betriebssystemversionen upzudaten sind, sofern die Hardwareanforderungen dies zulassen. Bis zur Einstellung des Supports von Windows XP im April 2014 ist ein regelrechter Boom an Migrationsprojekten gestartet. Am 13. Januar 2015 wurde offiziell der sogenannte „Mainstream Support für Windows 7“ eingestellt. Microsoft garantiert allerdings den „extended Support für Windows 7“ noch bis zum 14. Januar 2020. Mit diesem extended Support werden zumindest wichtige Sicherheitsupdates weiterhin bereitgestellt. Momentan, also im März 2015, besteht also noch kein Grund um hektisch zu werden. Bleibt abzuwarten wie sich der „Windows 8“ Nachfolger „Windows 10“ am Markt behaupten wird. Gerade im Vorfeld solcher Projekte sind eine Reihe Fragen zu klären. • Ist alle Software, die unter dem alten Betriebssystem lief auch von deren Herstellern für das neue Betriebssystem freigegeben? • Sind Individualentwicklungen unter dem neuen Betriebssystem lauffähig? • Gibt es Treiber für Drucker, Scanner oder sonstige im Unternehmen befindliche Geräte? • Wenn nicht, stehen dann auch noch Neubeschaffungen an? • Gibt es alte Softwarelösungen die nicht unter dem neuen Betriebssystem lauffähig sind und die weder updatebar noch verzichtbar sind? • Können solche Systeme in eigenen DMZ (Demiliterized Zone) die also abgeschottet sind und keine Internetverbindung haben, laufen? Natürlich zählen in den letzten Jahren auch der Rollout von Mobile Devices, also Tablett PCs oder Smartphones mit in diese Kategorie von IT Projekten. BYOD Rollout, also „Bring your own Device“, stellt hier sicherlich eine weitere Unterkategorie von IT Rolloutprojekten dar. Gerade hierbei spielen Sicherheitsaspekte eine große Rolle. Anforderungen an den Projektmanager Bei dieser Projektart sollte der Projektmanager über fundierte Produktkenntnisse verfügen. Alleine damit wird schon klar, dass sich auch hier wieder die Reihen der Spezialisten gabeln. Es erfordert einiges an Erfahrung, steht man vor der Herausforderung eine komplette Infrastruktur mit neuen Geräten auszustatten. Dies stellt Ansprüche sowohl an logistische Fähigkeiten, als auch an eine gründliche Anforderungsanalyse. Denn nur wenn klar ist, was in die Zielumgebung muss, wie vollständige Funktion dort getestet werden kann und dies auch ist, ist der Betrieb nach dem Rollout sichergestellt. Wie erwähnt müssen bei diesen Projekten IT Security Kenntnisse und gute Netzwerkkenntnisse vorhanden sein. Migrationsprojekte Jede Software hat nur eine begrenzte Halbwertszeit und soll beispielsweise wegen toller neuer Funktionalität, oder z.B. wegen geänderten gesetzlichen Regelungen durch eine neue Version abgelöst werden. Je nachdem wie diese Software bislang in die Systemlandschaft des Unternehmens eingebettet war, muss man sowohl das Produkt selbst, als auch das Umfeld und hier im Besonderen die Schnittstellen zum Umfeld betrachten. Sind neue Schnittstellen zu programmieren? Wurden individuelle Änderungen- also Customizings an der alten Software durchgeführt und müssen diese Änderungen nun an der neuen Software ebenfalls wieder programmiert werden? Eine besondere Herausforderung stellt die Datenübernahme in das neue System dar. Oftmals wird diese Datenübernahme dazu genutzt, sich von Altlasten, also Datenmüll zu trennen um das „neue System“ auf einem sauberen Datenstand aufzusetzen. Hieran erkennt man, dass Migrationsprojekte sehr schnell in einzelne Teilprojekte zerfallen müssen um die individuellen Anforderungen zu steuern. Anforderungen an den Projektmanager Zu den Herausforderungen wie sie sich aus einer klassischen Softwareentwicklung ergeben, kommen bei Migrationsprojekten noch dazu, dass der Projektmanager sowohl das abzulösende Produkt, also den Istzustand, als auch den Zielzustand kennen sollte. Je mehr Schnittstellen zu berücksichtigen sind, umso komplexer wird ein solches Projekt. Je mehr komplexe Datenstrukturen auf ein Zielsystem mit ganz anderen Datenstrukturen zu übertragen sind, umso höher sind die Anforderungen diese in das Zielsystem zu überführen. Customizing Projekte Klassisch fällt hier sicher ein großer Walldorfer Softwarehersteller ein, dessen Software nach der Basisinstallation individuell an die Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden nach dessen Vorgaben angepasst werden. Diese Möglichkeit schafft die Symbiose eines Standardproduktes und die Flexibilität einer Individualentwicklung. Dieses Customizing muss allerdings gesteuert werden wie eine klassische Softwareentwicklung, allerdings mit dem Wissen, welche Funktionalität das Basispaket bereits enthält, welche Schnittstellen existieren und welche entwickelt werden müssen. Anforderungen an den Projektmanager Grundsätzlich handelt es sich auch hier wieder um Softwareentwicklung, allerdings in Bezug auf die Anpassungsmöglichkeiten des betreffenden Produktes. Der Projektmanager sollte das Produkt und die Möglichkeiten der Adaptierung zumindest in groben Zügen kennen. IT Umzugsprojekte Häufig werden IT Umzugsprojekte belächelt und als etwas abgetan, was man nebenbei mitmachen kann. Doch wer so denkt, unterschätzt die mögliche Komplexität eines Umzugsprojektes. Es beginnt bereits bei der Planung. Die Anforderungsanalyse an den Zielstandort ist ein zwingender Schritt, um den Umzug erfolgreich durchzuführen. Die Schaffung der notwendigen Infrastruktur am Zielstandort, angefangen von der notwendigen Stromversorgung, der Klimatisierung, der Datennetzanbindung, bis hin zu Zugangskontrolle und Brandmeldesysteme sind notwendige Voraussetzungen die vor dem eigentlichen Umzug zu schaffen sind. Abgesehen, ob der Umzug offline passieren darf, also ein System darf vom Netz gehen, oder Online passieren muss- das System muss trotz Umzug verfügbar sein, müssen ganz unterschiedliche Vorgehensweisen gewählt werden. Für die einzelnen Systeme die auf der umzuziehenden Infrastruktur laufen, müssen Testpläne erstellt werden. Hierzu sind die Produkt- oder Systemowner zu befragen, sofern keine Testpläne vorliegen. Es ist ratsam, sich für den eigentlichen Transport ein spezialisiertes Unternehmen zu holen, dass auf den Umzug von IT Inftrastrukturkomponenten spezialisiert ist. Diese Firmen sind technisch in der Lage, ein Patchfeld oder die Patchung eines Switches zu dokumentieren, die Kabel zu entfernen, das Gerät aus dem Datenschrank auszubauen und transportsicher zu verpacken. Am Zielstandort werden die Geräte gemäß Planung verbaut und gemäß Dokumentation gepached. Bei diesen Umzugsfirmen handelt es sich also nicht um Hilfskräfte die Datenschränke schleppen, sondern um IT Umzugsprofis. Je nach Priorität gehen die Geräte nach mechanischer Montage wieder in Betrieb und die Systeme wieder ans Netz. Die im Vorfeld definierten Testpläne der einzelnen Systeme werden nun abgefahren um die Funktionalität der umgezogenen Systeme zu validieren. Anforderungen an den Projektmanager Der Projektmanager solcher Projekte sollte ohne Frage über logistische Erfahrungen verfügen. Das ist vor allem bei der Vorbereitung und bei der Koordination der einzelnen Arbeitsschritte wichtig. Die Priorisierung, was wann offline gehen kann, wie die Priorisierung zum Wideranlauf gestaltet wird und wie die Inbetriebnahme erfolgt, erfordert einiges an Verständnis des Gesamtsystems und vor allem Koordinations und Kommunikationskompetenzen um die unterschiedlichen (Teil-)Interessen in einem solchen Umzug miteinander zu vereinen. Organisationsänderungsprojekte Klassisch wäre hier beispielsweise die Einführung von ITIL Prozessen im Rechenzentrum zu nennen, oder eine Organisationsänderung im Unternehmen, die in Folge einer neuen Software notwendig ist. ITIL ist ein Framework mit best practice Prozessen für das IT Servicemanagement. Diese Prozesse sind heute Defacto Standard in Rechenzentren. Der Incidentmanagementprozess sieht beispielsweise einen Single Point of Contact (SPOC) vor, bei dem alle Incidents zentral gemeldet werden. Es handelt sich hierbei wohlgemerkt um eine Rolle die durchaus mehrfach besetzt sein kann. Aber alleine diese kleine Änderung ist bereits eine große Herausforderung an eine Unternehmensorganisation. War man doch gewohnt den Kollegen vom Clientmanagement direkt anzurufen wenn man ein Problemchen hat und jetzt soll man beim SPOC anrufen der nur ein Ticket aufmacht? Oder nehmen wir an, ein Unternehmen hat erkannt, welches Potenzial in der Einführung eines geregelten Lizenzmanagementprozesses steckt. Die bisher dezentral verstreut liegenden Softwarelizenzen werden nun zentral gehalten und automatisch abgeglichen. Das Lizenzmanagement muss in diesem Fall dem Einkauf vorgeschaltet werden. Soll Software beschafft werden, muss zunächst der Lizenzmanager prüfen, ob eine freie Lizenz für diese Anforderung genutzt werden kann, oder ob eine externe Beschaffung notwendig ist. Nur im letzten Fall geht die Anforderung an den Einkauf weiter. Anforderungen an den Projektmanager Der Projektmanager sollte die einzuführenden Prozesse sehr gut verstehen und idealerweise Kenntnisse über den Istzustand verfügen. Gerade bei Organisationsprojekten muss peinlich genau darauf geachtet werden, dass das Projekt in der Unternehmenshierachie „richtig aufgehängt“ ist. Das bedeutet, betreffen die Änderungen alle Abteilungen im Unternehmen, macht es keinen Sinn einen der Abteilungsleiter zum Projektauftraggeber zu bestimmen. In diesem Fall ist es erforderlich, das Projekt mindestens auf Bereichsleitungsebene anzusiedeln um überhaupt die notwendige Hebelwirkung zu erzielen. Die Aufzählung an IT Projektmanagementdisziplinen liese sich sicherlich noch weiter führen, aber ich denke wir können es an dieser Stelle damit belassen. Viele der Kollegen werden in der beruflichen Praxis häufig nur mit der einen, oder anderen dieser Herausforderungen konfrontiert. Doch die IT ist viel mehr und das ist es, was es so spannend macht und das ist es warum ich diesen Beruf so liebe. Das Managen von IT Projekten wird niemals zur Routine und gerade weil es so viele Facetten gibt, macht es Sinn sich innerhalb dieser zu spezialisieren. Denn das, was man immer wieder tut, beherrscht man irgendwann in Perfektion. Genau solche Menschen möchten wir von der Bundesvereinigung IT Projektmanagement gerne kennen lernen und Ihre Expertise vorstellen. Um die eingangs gestellte Frage noch einmal aufzugreifen: Gerade dieser Facettenreichtum, macht IT Projekte zu etwas ganz besonderem. Damit bedanke ich mich dass Sie auch heute wieder dabei waren und wünsche Ihnen in Ihren Projekten lauter grüne Meilensteine Ihr Andreas Haberer Weitere Informationen finden Sie unter www.Bundesvereinigung-ITPM.de